Groupware

Unterschiedliche Emails auf unterschiedlichen Geräten (Handy, Arbeitsplatzrechner, Notebook u.v.m.), einzelne Adressbücher oder Kalender für jeden Mitarbeiter, die nicht gemeinsam verwaltet werden können oder fehlende zentrale ToDo-Listen sind häufig ausschlaggebend für eine schwierige Zusammenarbeit in einem Team.

Groupware

Was Ihrem Unternehmen an dieser Stelle weiter hilft ist eine Software, welche die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern vereinfacht und bei der Koordination der Unternehmensressourcen stützend untern die Arme greift. So eine Software wird als Groupware bezeichnet und wird in der Fachpresse oft mit Microsoft Outlook/Exchange gleichgestellt.

Neben diesem Goupwaresystem existieren aber noch viele andere Systeme von anderen Herstellern mit unterschiedlichen Ansätzen. Allgemein zusammengefasst ist Groupware ein System, welches die Zusammenarbeit zwischen den Teilnehmern unterstützt, indem es organisatorische Daten wie Termine, Kontakte, Dokumente oder Emails u.v.m. strukturiert und in brauchbarer Form dem Mitarbeiter zur Verfügung stellt.

Übersichtlichkeit

Ein gutes Beispiel für eine sinnvolle Darstellung von Daten ist eine nebeneinander platzierte Anzeige von mehreren Kalendern unterschiedlicher Mitarbeiter, so dass eine dringende Terminabsprache völlig unkompliziert auf elektronischem Wege organisiert werden kann, ohne dass es zu zeitlichen Überschneidungen der Teilnehmer kommt. Dadurch ist es sogar möglich, Terminkalender für Unternehmensressourcen zu führen. So kann ein Kalender für einen Projektor oder einem Konferenzraum ständig Auskunft darüber geben, wann die Ressource belegt ist und wann nicht.

Zum mitnehmen

Der ständigen Aufklärung über aktuelle Informationen zugute kommt, dass sich viele Groupwaresysteme durch mobile Geräte ergänzen lassen. Dadurch kann sich ein Projektleiter mit einem Notebook, einem BlackBerry oder einem iPhone etc. vollkommen unabhängig vom Aufenthaltsort über den aktuellen Stand der Dinge informieren oder organisatorische Aufgaben durchführen.

Anpassungsfähigkeit

Die Wahl des geeigneten Groupwaresystems erfordert die Berücksichtigung vieler unterschiedlicher Aspekte. Die größte Herausforderung für solche Systeme ist die Anpassbarkeit, um den einzelnen, ganz unterschiedlichen Anforderungen eines Unternehmens gerecht werden zu können. Abhängig von der Unternehmensstruktur und von vorhandenen Arbeitsabläufen gestalten sich ganz unterschiedliche Szenarien, die in das Groupwaresystem integriert werden müssen. Welcher Mitarbeiter darf einen Email-Ordner erstellen, wer darf auf welchen Kalender zugreifen und wo werden die Firmenkontakte abgelegt? Solche Eigenschaften werden nicht grundsätzlich durch einen Softwarehersteller festgelegt, sondern können von Ihren Mitarbeitern selbst kontrolliert werden. Nur so kann ein Team den größtmöglichen Nutzen aus einem solchen System herausbilden.

Das können wir für Sie tun

Die Wahl eines wirklich nutzbringenden Systems bedarf in jedem Fall einer sorgfältigen Ausarbeitung der Anforderungen und einer Untersuchung der technischen Umstände. Wir stehen Ihnen bei bei der Wahl des richtigen Groupwaresystems gerne zur Seite und helfen Ihnen mit unseren Erfahrungen, Ihre tatsächlichen Anforderungen aufzuschlüsseln und diese durch die Integration eines angemessenen Systems in Ihr Unternehmensnetzwerk erfüllen zu können. Zudem bieten wir Ihnen und Ihren Mitarbeitern zielbewusste Schulungen an, um Ihre Software von Grund auf sinnvoll nutzen zu können.